⌜국제회의 지원제도⌟

유치/홍보/개최 보조금 정산매뉴얼

2021. 6.

MICE 마케팅팀

가. 기본사항

○ 본 정산 매뉴얼은 한국관광공사(이하 "공사“라 한다.)가 관련 절차에 따라 지원하기로 승인한 국제회의의 주관단체 또는 대행사(이하 ”사업자“라 한다) 대상 국제회의 지원사업(이하 ”본 사업“이라 한다.) 추진 시 보조금 집행 기준 등을 명확히 하여 본 사업의 효율적인 관리‧운영을 목적으로 한다.

나. 보조금 집행기준

○ 본 사업을 통해 지원이 승인된 주관단체를 대상으로 지급되는 보조금의 지원 내용과 항목은 다음과 같다.

① 지원내용 : 先집행 後입금 형식으로, 주관단체 국제회의 유치/해외홍보/개최 활동에 필요한 사항에 대한 보조금 지원

② 국제회의 단계별 지원가능항목 및 지원불가항목 필히 참고

구분		내 역
유치	지원 가능	▢ 유치제안서, 유치발표용 PT 제작비, 대행업계 기획료 ▢ 온오프라인 홍보물(인쇄물/배너/영상물 등) 및 기념품 제작비 * 기념품은 2종류 제작비만 지원 가능 ▢ 본부단체 VIP 사전답사(3인 이하): 왕복항공, 체재기간 숙박비(자가격리 포함) * 항공은 Business Class까지, 숙박은 Standard까지 가능 * 외국인 3천명 이상 초대형 회의 유치시 사전답사 인원 조정, 지역CVB 중복 가능 ▢ 온라인 방한답사 콘텐츠 제작 경비 : 편집, 디자인, 촬영, 시스템 구축 ▢ 해외현장 유치활동 경비 ⦁조직위 또는 유치추진 학회/협회 소속 임원 2인의 항공료 및 숙박비 ⦁유치홍보부스 운영 - 부스 임차료, 집기임대, 부스 장식비(엑스배너 등) ⦁Korea Night 등 공식연회 개최비 - 장소 임차료, 식음료비, 공연비 * 유치가 결정되거나 유치PT가 이뤄지는 회의 참가시만 지원 * 항공은 Economy Class까지, 숙박은 Standard까지 가능 * 유치와 관련없는 국가(도시)를 경유하는 경우 해당구간 비용은 지원하지 않음. (단, 단순 경유일 경우는 제외) ▢ 온라인 유치활동 경비 : 유치관련 콘텐츠 제작 및 광고비 * 국제회의 본부 사이트 등 직접적인 유치관련 활동 증빙 필요
	지원 불가	▢ 해외현장유치 활동 직원 출장여비, 현지 교통비 등 ▢ 방한실사시 식비, 차량렌탈비, 투어경비 등 지원불가 ▢ 물품 발송비, 소모품 등 물품 구입비 등 운영비 ▢ 회의 등록비 ▢ 공식 연회 개최(Korea Night)와 관련 없는 식음료비 (결과보고 매뉴얼상 필수 증빙서류 참조)

구분		내 역
해외 홍보	지원 가능	▢ 온오프라인 홍보물(인쇄물/배너/영상물/ 외국어 홈페이지 등) 또는 기념품 제작 * 기념품은 2종류 제작비만 지원 가능 ▢ 홍보부스 임차료 및 설치비, Korea Night 등 공식연회 및 공연비 등 * 개최 직전 전차대회 및 유사회의 중 1회에 한해 참가 인정, ▢ 온라인 홍보활동 경비 : 홍보관련 콘텐츠 제작 및 광고비 * 국제회의 본부 사이트 등 직접적인 홍보관련 활동 증빙 필요
	지원 불가	▢ 출장여비(일비/식음료비/숙박비/항공료 등 교통비 일체 지원불가) ▢ 물품발송비, 항공 수화물 초과 운반비 ▢ 회의등록비 등
개최	지원 가능	▢ 온라인 또는 하이브리드 회의 개최를 위한 디지털 기술 활용 * 온라인 화상회의 플랫폼, 1:1매칭 프로그램, 참가등록 및 참가자 관리 프로그램, 온라인회의 시스템 및 장비 임차료 등 ▢ 온오프라인 참가자 관광 또는 이색체험활동, 산업시찰 운영비 ▢ Wifi 임차/설치/이용료 및 AV설비 임차/이용비, 미팅테크놀로지 활용 비용 ▢ 온오프라인 한국문화관광 홍보관 운영 및 문화공연 지원 ▢ 회의장 임차료, 방역물품 및 공식 오·만찬 연회 식음료비, 커피브레이크 ▢ 자체 기념품 등 제작(2종류 이하) ▢ 국제회의 참가자 전용 외국어 앱(App) ▢ 해외연사 초청 지원 비용 (6.3일자 신규도입) ⦁백신 접종 등 방역지침 준수에 따라 최대 3인의 항공비 및 숙박비 제공 * 항공은 Business Class까지, 숙박은 Standard까지 가능 * 교통비 및 의무격리기간에 따른 비용은 지원하지 않음 ⦁자가격리 면제는 중대본 방침 및 관련부처 협조로 진행
	지원 불가	▢ 참가자(연사 제외) 숙박비, 여비(항공/숙박), 초청연사 강연비 등 ▢ 공식 오·만찬 제외한 식음료비(결과보고 매뉴얼상 필수 증빙서류 참조) ▢ 운영비(진행요원 인건비 등) ▢ 자산취득성 온라인 프로그램 제작 및 장비 구입(유치·홍보·개최 모두 적용)
	비고	* 최종 해외참가자가 신청 대비 20% 이상 감소 시 보조금 재산정(삭감) (외국인 규모 최소요건 미달 시 지원금 전면 취소)

○ 보조금 사업과 관련하여 공사가 승인한 항목 내 사업자의 지출 행위에 대해서만 정산이 가능하며, 공사는 사업자가 제출한 모든 지출증빙이 적정하다고 판단되는 경우 이를 사후정산하여 지급한다.

다. 보조금 지급 및 정산 지침

○ 보조금 지급

① 사업자가 보조금을 신청하고자 할 때에는 국제회의 지원제도 유치‧해외홍보‧개최 보조금 정산매뉴얼(이하 “본 매뉴얼”이라 한다.)에 따른 일체의 관련서류를 갖추어 공사로 제출하여야 한다.

② 공사 또는 공사가 지정한 회계법인이 사업자가 제출한 서류 일체를 검토한 후 수정 또는 보완요청이 있을 경우 사업자는 이에 성실히 이행하여야 하며, 공사는 사업자가 수정 및 보완요청에 응하지 않거나 신청내역이 부적정하다고 판단되는 경우 적정금액으로 감액 조정하거나 해당 보조금을 지급하지 않을 수 있다.

③ 사업자는 최종 승인을 득한 서류에 한하여 그 원본을 공사에 우편으로 제출하여야 하며, 공사는 정산서류 보완이 완료되고 원본이 도착하는 시점에서 3주 이내에 보조금을 지급한다.

○ 보조금 정산

① 보조금은 사업자의 결과보고서 및 적격 증빙에 대한 공사의 내부 검토 후 사후정산 방식으로 지원한다. 사업자는 공사가 제공하는 집행증빙에 대한 유형 안내를 숙지하여 이에 준하는 적격한 증빙을 제출한다.

② 사업자는 담당한 행사의 공식 종료일로부터 업무일 기준 1개월 이내 공사로 적격 증빙을 갖춰 보조금을 신청하여야 한다.

③ 정산 증빙서류 미비, 규정 외 사항 정산요청 등 사업자의 귀책사유에 기인한 미정산 사항은 사업자가 책임을 지며, 공사에 이의를 제기할 수 없다.

④ 사업자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 경우 보조금을 집행할 수 없다.

1. 사업자의 직계존비속, 형제, 자매, 배우자, 사촌 등 친인척 관계자와의 거래

2. 사업자가 재직 중이거나 재직한 기업 또는 해당기업의 임직원과의 거래

* 사업자가 선정 전 재직 및 퇴사한 기업과도 거래 불가

⑤ 해당 보조금은 승인 금액 및 항목 내 집행 및 정산에 따라 이루어지며 “일반과세자”의 경우, 모든 기준 금액은 부가가치세를 제외한 금액으로 청구 및 정산이 이루어진다. (정산 시 집행 항목 변경 불가)

라. 보조금 결과보고 및 청구 방법

○ (Step1) 온라인(www.koreamice.or.kr)으로 결과보고 제출

- 로그인→사업지원→국제회의→지원신청현황→행사명 클릭→결과통보서 작성하기 클릭→결과보고서 작성 및 첨부서류 등록→설문조사 작성 후 제출

○ (Step2) 원본서류 우편 발송

- 원본이 아닌 모든 지출증명서류에는 주관단체 법인인감/직인이 들어간 원본대조필 도장을 찍어 송부(※ 단체장 또는 실무자 개인명의 도장 불인정)

- 대행사가 주관단체의 위임을 받은 경우 위임장과 법인인감 날인+법인인감증명서, 위임단체와의 용역체결계약서 사본 1부 제출

- 접 수 처 : 한국관광공사 MICE마케팅팀 국제회의 담당자 앞

· 강원도 원주시 세계로 10 한국관광공사 MICE마케팅팀(26464)

마. 제출 서류 관련 주의 사항

○ 공통 서류

- 보조금 정산보고 및 청구서(별도 양식에 의거 작성)

· 입금받을 계좌 예금주=사업자등록증/고유번호증 상 대표명의

- 신청기관의 사업자등록증 / 고유번호증

- 통장사본(사업자법인 명의/사업자등록증 없는 경우 대표자 명의)

- (위임단체(PCO 명의로 금액 청구 혹은 PCO의 비용 지출 내역이 존재 시) 위임장 및 위임단체와의 용역체결계약서 사본 1부

· 위임장 추가 서류 : 법인인감 날인+법인인감증명서 or 단체직인+대표자 서명 (※직인 및 수기서명시 포토샵으로 붙여넣기 불가)

- (개최한정) 참가자 명단 제출 공문 및 참가자 명단

· 참가자 명단 제출 공문의 경우, 주관단체가 작성하여야 한다(PCO 작성 불가)

· 참가자 명단의 경우, 국가 / 성명 / 소속 / E-mail / 참가형태를 공란 없이 기재하여야 한다.

(※ 위 사항 미기재시 해당 참가자는 명단에서 제외되며, 제외된 명단을 기준으로 최종 참가자수 산정)

○ 항목별 지출 증빙 서류

- 세금계산서 : 세금계산서, 계좌 입금증, 해당 결제내역서(Invoice, 견적서 등)

- 법인카드 : 해당 법인카드 앞/뒷면 사본, 계좌 통장 사본(계좌번호 부분), 카드 결제 영수증, 카드 청구서 금액이 빠져나간 통장 내역, 해당 결제 내역서(Invoice, 견적서 등)

- 해외계좌송금(해외 홍보부스, Korea Night 등 연회에 한해 인정) : 해당 결제 내역서(Invoice, 견적서 등), 수취인, 수취은행, 송금액(원화표시 필수) 등이 명시된 송금증

○ 증빙서류 제출 시 주의사항

- 모든 서류에는 원본 대조필 날인을 해야 한다.

- 모든 지출은 통장거래를 통해 진행하여야 하며, 현금 거래는 어떠한 경우에도 불인정 한다.

- 수기로 작성된 지출증빙서류 일체는 인정되지 않는다.

- 지출증빙서류(계산서, 입금증 등)의 위조가 적발될 경우 사전고지 없이 보조금 지급이 취소된다.

- 세금계산서 상의 공급받는 자는 반드시 사업자 명의로 발급되어야 한다.

- 사업자는 지원금 거래 증빙자료와 관련하여 카드를 사용하고자 하는 경우에는 대표자 명의 또는 법인 명의의 카드를 사용하여야 하며, 이를 증명하기 위해 해당 카드와 연결되어 있는 대표자 또는 법인 명의의 통장 사본을 증빙자료로 함께 제출하여야 한다.

- 결제 내역서(Invoice, 견적서 등)에는 품목, 단가, 수량이 명확하게 기재되어 있어야 한다.

○ 신청 및 정산 매뉴얼 확인 미흡으로 인한 이후 정산 상 문제는 공사에서 책임지지 않음

○ 서류 미비 시 보완 요청 가능

바. 보조금 정산 관련 자료 (공통 및 항목별)

구 분		세 부 내 용
공 통		① 보조금 정산보고 및 청구서(별도 양식에 의거) ② 사업자등록증/고유번호증 및 통장사본 ③ (해당사항 있을 경우) 위임장 ③ 항목별 결제관련 서류 (세금계산서/법인카드/해외계좌 송금) * 상기 필수 서류 참고 ④ (개최한정) 참가자명단 제출 공문 및 참가자 명단(별도 양식에 의거)
유 치	방한(현장) 실사/답사	① 방한인사 프로필 1부(자유 양식) 및 방한실사 사진 (2장 이상/공사 로고 노출) ② 항공 (전자항공권 발행확인서(E-ticket) - 승객명, 여정, 항공권번호, 지출금액, 지출방법 포함)
	해외현장 유치활동	① 출장자 증빙서류 (학협회 임원임을 확인할 수 있는 공식 서류) ② 현장 유치활동 사진 (2장 이상/공사 로고 노출) ③ 항공 (전자항공권 발행확인서(E-ticket) - 승객명, 여정 등 내역 포함) ④ Korea Night 경우 추가 서류 제출 - 참가자명단 제출 공문 및 참가자 명단(별도 양식에 의거) - 초청장 또는 공식 프로그램 북에 Korea Night 명시(공사 CI 노출 필수)
	온오프라인 홍보물, 기념품, 유치제안서 PT 제작 등	① (유치PT, 제안서) 공사 지지서한 또는 공사 로고가 포함된 PDF, PPT 파일 ② (오프라인 홍보물 및 기념품)제작물 사진 첨부 (공사 로고 노출) ③ (온라인 홍보물 및 광고) 화면 캡쳐 (공사 로고 노출) ④ (온라인 방한답사 콘텐츠) 화면 캡쳐 (공사 로고 노출)
	대행업체 기획료	① 대행 용역계약서 사본(원본대조필 도장 必) ② 대행업체 기획료가 명시된 용역계약서류(견적서)

구 분			세 부 내 용
공 통			① 보조금 정산보고 및 청구서(별도 양식에 의거) ② 사업자등록증/고유번호증 및 통장사본 ③ (해당사항 있을 경우) 위임증 ③ 항목별 결제관련 서류 (세금계산서/법인카드/해외계좌 송금) * 상기 필수 서류 참고 ④ (개최한정) 참가자명단 제출 공문 및 참가자 명단(별도 양식에 의거)
홍 보	해외 홍보 부스 및 Korea Night 행사		① 부스/행사 운영에 대한 세부 일정 필수 포함 ② 현장 해외홍보 활동 사진 (3~4장 제출)(공사 CI 노출 필수) ③ Korea Night 연회의 경우 추가 서류 제출 - 참가자명단 제출 공문 및 참가자 명단(별도 양식에 의거) - 초청장 또는 공식 프로그램 북에 Korea Night 명시(공사 CI 노출 필수)
	온오프라인 홍보물 및 기념품 제작 등		① (오프라인 홍보물 및 기념품)제작물 사진 첨부 (공사 로고 노출) ② (온라인 홍보물 및 광고) 화면 캡쳐 (공사 로고 노출) ③ (홈페이지)도메인 및 메인페이지 캡쳐(공사 로고 노출) ④ 해당 홍보물 및 기념품 활용 해외홍보 활동 사진 3~4장
개 최		공식 오만찬/ 회의장 임차료	① 오만찬 관련 X배너, 현수막, 메뉴판 관련 사진 2~3장 필수 제출 (공사 로고 노출) * 공사 후원 확인을 위한 위 사항 중 한 가지 이상 제작 필수
		관광프로그램	① 버스 대절비 / 가이드비 / 운영비(입장료, 식비 등) 청구 가능 * 버스대절비 (공사 로고 노출), 식비 (관광동선 내), 입장료 (수량 명시) ② 여행사 진행 시 세금계산서 및 견적서로 청구 가능 직접 진행 시 각 항목에 대한 증빙 구비 ③ 관광지별 증빙사진(단체 / 공사 로고 노출) ④ 참가자명단 제출 공문 및 참가자 명단(별도 양식에 의거) ➄ 관광 일정 첨부
		와이파이/AV 임차, 설치	① 사용 내역 및 활용 사진 첨부 * 참가자 대상 Wifi AP 캡처, AV 활용시 장비 혹은 이용 사진 첨부
		기념품 방역물품	① 제작물품 증빙 사진(공사 로고 노출) * 기념품에 공사 로고 노출 어려울 경우, 외부 포장에 로고 노출 가능
		문화예술공연	① 공연 장소 내외 X배너, 현수막 등에 공사 로고 노출 ② 증빙 사진 2~3장 반드시 첨부 (전체 사진) ③ 세금계산서 발급 불가 시(개인 지급 등), 원천징수영수증(국세청 발급), 공연비 수령 영수증, 입금증, 통장사본, 신분증 사본 첨부
		모바일앱 제작	① 관련 사진 1~2장 첨부 (앱 화면 캡처) (공사 로고 노출)
		해외연사 초청	① 관련 사진 1~2장 첨부 ② 항공 - 전자항공권 발행확인서(E-ticket) : 승객명, 여정, 항공권번호, 지출금액, 지출방법 포함) - 영수증, 입금확인증 ③ 숙박 : 숙박내역, 영수증, 입금확인증

붙 임. 국제회의 지원제도 관련 FAQ

○ PCO 명의로 세금계산서, 법인카드 등 지출을 진행한 경우 제출 서류에 대해

- 본 매뉴얼을 참고하여 서류를 제출하되, 위임장 및 주관단체와 PCO간의 용역체결계약서 사본 1부(각 장 원본대조필 날인) 추가 제출

○ 원본 대조필 날인에 대해

- 지출 서류 및 기타 증빙자료의 사본에 청구단체(주관/PCO)의 법인 인감을 날인하여 원본임을 증명 (날인본 및 인감증명서 제출)

- 원칙은 법인인감 및 인감증명서지만, 법인인감이 없을 시 단체명의 직인을 날인하는 것으로 대체

○ PCO의 지원 신청 및 청구 시 제출서류는?

- 본 매뉴얼을 참고하여 서류를 제출하되,

1) 위임장 (주관단체 법인인감날인 및 대표자 서명 후 원본 송부)

2) 용역체결계약서 사본

3) 사업자등록증/고유번호증(주관단체 및 PCO 각 1부)

4) 통장사본(PCO 명의) 를 추가 제출

○ 유치/해외홍보/개최 활동 지출이 대행사(PCO)와 주관단체, 양 측에서 이뤄진 경우 제출서류는?

- 본 매뉴얼을 참고하여 서류를 제출하되, 위임장 및 주관단체와 PCO 간의 용역체결계약서 사본 1부(각 장에 원본대조필 날인) 추가 제출

○ 세금계산서만 있고 입금증이 없어요!

- 인정되지 않습니다. 입금 완료 후 보조금을 청구하여 주십시오.

○ 현금으로 거래하여 입금증이 없어요. 수기로 작성된 입금표는 안되나요?

- 인정되지 않습니다. 모든 거래는 통장이나 신용카드로 진행해주세요.

○ 여행사와 거래해서 세금계산서 발행이 안 된다고 해요. 방법이 없나요?

- 여행사의 청구서와 통장 입금 확인증을 첨부하여 주세요. 그리고 여행사 지출내역에 대한 영수증이나 예약확인서(숙박의 경우)가 있어야 합니다.

○ 온라인 결과보고 시 일일이 다 파일 첨부를 해야 하나요?

- 온라인 첨부를 원칙으로 하되, 용량이 커 첨부가 안될 경우 우편으로 보내주세요.

○ 공사로고가 들어간 홍보물/기념품 등을 꼭 우편으로 보내야 하나요?

- 기념품 제작의 경우는 기념품 사진을 찍어 지원결과 통보서에 넣어주세요. 기념품 뿐만 아니라 다른 유치홍보물 등도 공사로고가 들어간 부분을 중심으로 사진 캡쳐 후 결과보고서에 넣어주시면 됩니다. 단, 유치제안서의 경우는 반드시 전체파일을 온라인으로 제출하시거나, 샘플을 우편으로 송부하여 주세요.

○ 유치 지원을 받았는데, 유치확정이 되지 않았습니다. 결과보고를 어떻게 해야 하나요?

- 유치가 확정되지 않았더라도, 유치활동 종료 후 1개월 이내에 반드시 보조금 청구서와 지원결과 통보서를 제출해주셔야 합니다. 지원결과 통보서 작성시 현재 유치상황과, 유치 유무, 유치확정이 언제 이뤄지는지 명시해주시고, 유치 확정 이후, 결과에 대한 메일을 송부하여 주세요