MICE 지식마당

사진: Unsplash의 julien Tromeur

지속가능한 MICE 산업,
IT 기술에 달려있다

코로나19 팬데믹을 거치면서 MICE 산업은 큰 변화를 맞이했다. 오프라인에서만 열리던 컨퍼런스와 학회가 온라인과 병행하여 진행되었고, 심지어 참관객의 등급을 나누어 참가 유형을 구분하는 방식도 도입됐다. 주요 인사들은 대면 만남을 통해 얻을 수 있는 기대 효과가 높기 때문에 오프라인의 현장 참석을 유도하여 행사 성과를 극대화하는 한편, IT 기술을 적용해 참가 문턱을 낮추고 더 많은 참관객이 참여할 수 있도록 했다.

특별히 전시 분야의 경우, 기업의 제품 홍보와 바이어와의 매칭이 현장에서 이루어지게 하는 동시에, 온라인 디렉토리를 통해 언제 어디서나 기업의 제품과 서비스를 열람할 수 있도록 기회를 제공했다. 실감형 기술이 도입되면서 전시의 구현 방식도 더욱 다양해졌다. 인터넷 환경이 열악한 해외 바이어에게는 텍스트 중심의 웹페이지를 제공하는 한편, IT 인프라가 잘 갖춰진 한국과 일부 선진국에서는 3차원 가상 전시 서비스를 선보이며 디지털 전환에 적극 대응했다.

이러한 변화는 MICE 산업이 오프라인에서 온라인으로 확장되고, 더 많은 참가자가 다양한 방식으로 행사에 접근할 수 있게 하면서 산업 전반에 걸쳐 새로운 기회를 창출하게 만들었다.

필자는 기술혁신형 로컬 스타트업을 목표로, 대학생 청년창업을 시작으로 지난 7년간 사업을 이어왔다. "개인의 성장이 곧 조직의 성장으로 이어진다"는 모토를 바탕으로, 기술을 단계적으로 고도화하며 사업을 확장해 왔다. 가상·증강현실 기술을 기반으로 콘텐츠와 IT 분야에서 출발한 필자의 사업은 코로나19 팬데믹을 겪으면서 오프라인 행사를 디지털로 전환하는데 성공했고, 자연스럽게 MICE 산업에 진입하게 되었다.

팬데믹 동안 다양한 온라인 이벤트를 기획하기 위해 채용했던 직원들은 엔데믹 이후 오프라인 행사 기획과 운영까지 병행하게 되었다. 콘텐츠 제작자, 개발자, 그리고 현장에서 활동하는 직원들까지, 다양한 직무를 가진 이들이 한 공간에서 협업하면서 사업이 꾸준히 확장되고 있다. 이러한 과정에서 기술과 인적 자원이 함께 성장하였고, 스타트업이 새로운 도전에 대응해 나가고 있다.

IT 업계의 다수 스타트업은 하나의 서비스에 집중해 투자하고, 높은 수익을 기대하는 투자자 중심의 하이리스크 하이리턴(High Risk, High Return) 비즈니스 모델을 채택하고 있다. 카카오톡, 배달의민족, 야놀자와 같은 성공적인 IT 서비스의 사례를 보며 창업에 뛰어드는 이들이 많고, 투자 자본 역시 높은 수익을 기대할 수 있는 스타트업에 집중되기 때문에 이러한 풍토는 쉽게 변하지 않고 있다. 바로 이 점이 IT 기업들이 MICE 산업에 쉽게 진입하지 못하는 주요 이유 중 하나이기도 하다.

특히 코로나19 팬데믹 동안, 많은 MICE 기업들은 디지털 전환이라는 도전에 직면하게 되면서 IT 기업들의 기술에 의존할 수밖에 없었다. 문제는 ICT 생태계와 업무의 프로세스를 이해하지 못하는 대행사와 현장의 특성을 모르는 IT 기업이 협력하는 과정에서 여러 문제가 발생하고 있다는 점이다. 예를 들어, 동시 접속자 수를 제대로 예측하지 못해 서버가 다운되거나, 클라우드 비용이 과다하게 청구되는 문제, 충분한 QA 없이 행사 당일 주요 기능이 제대로 작동하지 않는 등의 사고로 참관객들의 불만이 커져갔다. 그 결과 IT 강국을 자처하는 대한민국에서 등장한 온라인 플랫폼은 국민은 물론, 해외 바이어들에게도 조롱의 대상이 되기도 했다. 이러한 과정을 거치면서 MICE 업계의 다양한 기업들은 직접 IT 서비스 개발에 나서고 있다.

개발자를 채용해 직접 서비스 기획과 개발을 하며 현장의 요구에 맞춘 경량화된 서비스를 구축하고 있는 것이다. 대표적인 사례로 블루오리진의 <페어패스> 서비스는 참관객이 홈페이지를 통해 개인정보를 입력하면, 행사장에서 참가 등록과 동시에 명찰을 자동 출력하는 시스템을 제공한다. 이는 현장의 필요를 정확하게 파악하고, 적은 리소스를 투입해 효과적인 서비스를 구현한 성공적인 사례라 할 수 있다.

IT 서비스 개발 시, 많은 기업들은 최소 1년 이상의 시간과 자금을 투자해 현장의 모든 요구를 반영한 완성형 서비스를 런칭하려는 경향을 보인다. 특정 기업에 특화된 서비스를 개발하는 경우에는 이러한 방식이 필요할 수 있지만, MICE 산업에서는 이러한 접근이 적합하지 않다. 국내 MICE 행사 대부분은 공공기관, 지자체, 정부 부처 등의 공공 예산으로 발주되며, 대행사가 입찰을 통해 수주받아 행사를 진행하는 구조를 갖고 있기 때문이다. 이때 발주처마다 요구되는 특성, 행사 프로세스, 대행사의 수익을 높이려는 경향 등을 고려하면 이를 모두 충족시키는 범용 플랫폼을 개발하는 것은 현실적으로 어려운 상황이다. 아무리 행사에 필요한 기능을 모듈화한 서비스를 제공하더라도, 이를 행사 현장에 완벽히 맞춤 적용하기는 쉽지 않기 때문이다. 결과적으로 많은 경우 IT 솔루션을 도입하기보다는 인력을 투입해 직접 행사를 운영하는 방식을 선택한다. 이러한 현실은 IT 기술이 MICE 산업에 본격적으로 자리 잡기 어려운 요인 중 하나로 작용된다.

2024년을 강타한 주요 키워드를 하나 꼽자면, 단연코 'AI'이다. AI 기술의 발전은 MICE 산업에 거대한 변화를 일으켰다. 과거 인력에 의존하던 행사 기획, 운영, 참가자 관리 등의 업무가 AI 도입을 통해 자동화되고 효율화되면서, 전반적인 운영 방식이 혁신적으로 바뀌었다. 이제 AI를 활용하는 기업과 그렇지 못한 기업 간의 차이가 직원들이 회사를 선택할 때 하나의 중요한 기준이 될 정도로 그 영향력이 커졌다.

특히 AI는 참가자 데이터 분석, 맞춤형 콘텐츠 제공, 실시간 피드백 시스템을 통해 MICE 산업의 참여 경험을 한층 정교하게 만들고 있다. 2023년에 열린 코리아마이스엑스포(KME)에서 많은 기업이 MICE 산업을 위한 AI 기반 인력관리 시스템을 선보였다. MICE 산업은 본래 시즌별 수요가 크고, 일시적인 인력이 자주 필요하다. AI 기반 인력 관리 시스템은 이러한 불규칙한 수요에 맞춰 최적의 인력을 적시에 배치하고, 효율적인 스케줄링을 통해 인력 부족 문제를 해결하는데 큰 역할을 하고 있다. 이를 통해 고정 인력에 대한 의존도는 줄어들고, 유연한 인력 수급이 가능해졌다.

생산성 측면에서도 AI는 MICE 종사자들의 업무 효율성을 극대화했다. 예를 들어, AI 기반 챗봇과 고객 관리 시스템은 참가자 문의에 실시간으로 응대하고, 행사 중 발생하는 문제를 자동으로 해결했다. 또한, 자동 번역과 AI 음성 인식 기술은 글로벌 참가자와의 원활한 소통을 가능하게 했고, 그 결과 현장 직원들은 더 중요한 전략적 업무에 집중할 수 있었다.

AI는 데이터 분석을 통해 행사 전후로 제공되는 정보의 정확성을 높이는 데도 기여했다. 행사 전에 참가자들의 선호도를 분석해 맞춤형 초청장을 발송하고, 행사 중에는 참가자들의 이동 패턴과 관심 분야를 실시간으로 추적해 맞춤형 프로그램을 제공했다. 행사 후에는 참가자 만족도 조사 데이터를 기반으로 다음 행사를 더욱 개선할 수 있는 인사이트를 도출하는 데 큰 도움이 되었다.

앞으로의 과제는 단순히 AI 도구를 활용하는 것을 넘어서, 기업의 문화와 업무 프로세스를 반영한 맞춤형 AI 생산성 도구를 개발하는 것이다. 자사 AI 시스템을 구축한 기업은 반복적이고 단순한 업무를 줄여 직원들의 생산성을 높일 수 있을 뿐만 아니라, 이를 통해 더 많은 인재들이 그 기업을 선호하게 될 것이다. 반면, 이러한 준비가 부족한 기업은 향후 채용 시장에서 경쟁력이 떨어질 가능성이 높다. 결국, 높은 역량을 가진 전문 인력과 그에 따른 일자리의 질은 기업의 생산성에 의해 결정되며, 이는 기업 경쟁력을 평가하는 중요한 기준이 될 것이다.

참고문헌

• Crisp by Henrik Kniberg(https://blog.crisp.se/2016/01/25/henrikkniberg/making-sense-of-mvp)
• 페어패스 웹사이트 (https://fairpass.world/index.php)

글/ 전창대 주식회사 더픽트 대표이사
(사)한국마이스관광학회 이사
한국메타버스산업협회 메타버스 얼라이언스 윤리제도 위원
G1 방송(강원 SBS) 시청자위원회 위원